Bij bepaalde vastgoedtransacties kan het voorkomen dat één van de partijen niet naar Spanje kan reizen om persoonlijk voor de notaris te verschijnen op de dag van ondertekening. In dergelijke gevallen staat het Spaanse recht toe om via vertegenwoordiging te handelen, met behulp van een notariële volmacht die aan een andere persoon wordt verleend.
Binnen de vastgoedsector op Ibiza komt deze werkwijze regelmatig voor bij transacties waarbij kopers of verkopers in het buitenland wonen.
Wat is een notariële volmacht voor een koop- of verkooptransactie?
Een notariële volmacht is een authentieke akte waarbij een persoon een andere persoon machtigt om in zijn of haar naam bepaalde rechtshandelingen te verrichten. Bij een vastgoedtransactie kan de vertegenwoordiger voor de notaris verschijnen en de akte ondertekenen namens de volmachtgever, steeds binnen de grenzen die in de volmacht zijn vastgelegd.
De vorm van de volmacht moet altijd een notariële volmacht zijn. Een onderhandse overeenkomst met gelegaliseerde handtekening volstaat niet. De volmacht moet worden verleden voor een notaris, met een eigen protocolnummer en met vaststelling van identiteit en handelingsbekwaamheid van de volmachtgeve
De inhoud van de volmacht moet duidelijk vermelden:
- de identiteit van de volmachtgever, evenals de vaststelling van diens bekwaamheid en toestemming voor het handelen van de vertegenwoordiger, samen met alle persoonsgegevens van de gevolmachtigde;
- de handeling waarvoor de vertegenwoordiging wordt verleend;
- de toegekende bevoegdheden;
- en, indien van toepassing, de beperkingen of voorwaarden die gelden.
Wie kan als vertegenwoordiger optreden?
In het algemeen kan iedere meerderjarige persoon met handelingsbekwaamheid als vertegenwoordiger worden aangewezen. In de praktijk kiezen veel mensen ervoor om aan te wijzen:
- een advocaat,
- een familielid,
- een vertrouwenspersoon,
- of een professional die betrokken is bij de transactie.
De aangewezen persoon handelt namens de volmachtgever binnen de bevoegdheden die in de volmacht zijn opgenomen. Daarbij moet worden opgemerkt dat zowel de volmachtgever als de gevolmachtigde over een Spaans NIE-nummer moeten beschikken indien de rechtshandeling fiscale gevolgen heeft of moet worden ingeschreven in een Spaans register (zoals het Eigendomsregister of het Handelsregister).
Waar kan de volmacht worden verleend?
Voor een notaris in Spanje of bij een Spaans consulaat of ambassade in het buitenland. De volmacht kan rechtstreeks worden verleend voor een Spaanse notaris. In dat geval is het document onmiddellijk geldig voor gebruik in Spanje.
Voor een buitenlandse notaris
Het is ook mogelijk om de volmacht voor een buitenlandse notaris te verlenen. In dergelijke gevallen zijn doorgaans vereist:
een apostille of andere vorm van internationale legalisatie;
en, indien van toepassing, een officiële vertaling naar het Spaans.
Verschijning voor de notaris
Op de dag van ondertekening moet de vertegenwoordiger voor de notaris verschijnen met:
- de geldige originele volmacht;
- en een identiteitsdocument.
De notaris zal de toereikendheid en geldigheid van de vertegenwoordiging controleren overeenkomstig de toepasselijke regelgeving.
Belangrijke aandachtspunten
Het kan raadzaam zijn om:
- te controleren of de volmacht voldoende bevoegdheden bevat;
- eventuele tijdsbeperkingen na te gaan;
- de vereisten inzake legalisatie of vertaling te verifiëren;
- en vooraf de noodzakelijke documentatie voor de ondertekening te coördineren, waaronder indien vereist, een Spaans NIE-nummer voor zowel de volmachtgever als de gevolmachtigde (en een Spaans CIF-nummer indien de volmachtgever een buitenlandse vennootschap is).
Veelgestelde vragen
Kan een volmacht zowel voor aankoop als verkoop worden gebruikt?
Ja, vertegenwoordiging via een volmacht kan zowel worden gebruikt voor de aankoop als voor de verkoop van vastgoed.
Is het noodzakelijk dat de vertegenwoordiger een NIE-nummer heeft?
Ja, zowel de volmachtgever als de gevolmachtigde moeten over een NIE-nummer beschikken. De vennootschap die de volmacht verleent, moet over een Spaans CIF-nummer beschikken indien op basis van de volmacht handelingen worden verricht met fiscale gevolgen of die moeten worden ingeschreven in Spaanse juridische of administratieve registers.
Kan de inhoud van de volmacht worden beperkt?
Ja, de volmacht kan concrete beperkingen bevatten, zoals een maximumbedrag, een specifiek onroerend goed of een geldigheidsduur.
Heeft u verdere vragen?
U kunt contact met ons opnemen. Nederlandse cliënten worden tijdens het volledige notariële proces op Ibiza in hun eigen taal begeleid.
De inhoud van deze blog is gebaseerd op algemene overwegingen. Voor de beoordeling van elk individueel geval is een specifieke consultatie met de notaris noodzakelijk, waarbij wordt vermeld dat een persoonlijk notarieel consult in Spanje kosteloos is.